Cara Menulis Memo dalam Bahasa Inggris dan 15 Contoh Memo beserta Terjemahannya

Cara Menulis Memo dalam Bahasa Inggris dan 15 Contoh Memo beserta Terjemahannya – Sobat englishiana.com, kalau sebelumnya kita telah membahas tentang contoh memo khususnya contoh memo bahasa Inggris yang disertai dengan artinya, nah pada bagian ini kita akan kupas tuntas tentang memo bhs Inggris mulai dari apa itu memo dalam bahasa Inggris, bagaimana cara menulis memo itu sendiri, dan contoh surat memo dalam bahasa Inggris beserta artinya tentunya.

Cara Menulis Memo dalam Bahasa Inggris

APAKAH YANG DIMAKSUD DENGAN MEMO?

Sebuah memorandum – atau sering dikenal dengan memo – adalah dokumen yang umumnya digunakan sebagai media untuk berkomunikasi internal antara rekan kerja atau antara anggota departemen tertentu. Sebuah memo dimaksudkan untuk menginformasikan kelompok orang tentang isu tertentu, seperti acara, kebijakan, atau sumber daya, dan mendorong mereka untuk mengambil tindakan. Kata "memorandum" berarti sesuatu yang harus diingat atau disimpan dalam pikiran.

Akan tetapi, Anda juga dapat menggunakan memo secara eksternal dalam komunikasi jika, misalnya, Anda perlu berkomunikasi dengan beberapa klien pada waktu yang sama atau rekan-rekan bisnis lainnya dan dengan topik yang sama tentunya. Dalam berkomunikasi dengan memo, Anda harus memastikan bahwa Anda menulisnya dalam format yang benar: bahwa memo Anda haruslah profesional, jelas, dan sejalan dengan standar profesi Anda. Untuk itu, berikut englishiana.com sajikan panduan untuk menulis memo efektif dan mudah dimengerti.

CARA MENULIS MEMO STEP BY STEP

Memorandum umumnya terdiri dari bagian heading, paragraf pembuka, bagian isi, dan bagian penutup. Untuk lebih jelasnya, perhatikan urutan berikut!

1. Heading

Bagian heading berisi penerima memo, pengirim, tanggal memo dikirim, dan subjek (atau tujuan) dari memo tersebut dibuat. Di bagian heading, tentukan kepada siapa Anda akan mengirim surat. Termasuk semua orang yang benar-benar perlu untuk menerima informasi yang akan Anda sampaikan. Pastikan untuk mengeja nama dengan benar dan memasukkan nama lengkap dan gelar penerima dengan benar. Baris subjek harus cukup spesifik menyampaikan tujuan utama dari memo ("Mandatory Employee Annual Meeting on Friday, December 4^th , 2016" dibanding hanya menuliskan "Meeting"). Bagian heading umumnya terlihat secara berurutan sebagai berikut:

TO: (Nama lengkap dan jabatan dalam pekerjaan untuk perorangan atau nama kelompok tertentu)

FROM: (Nama pengirim, dan posisi jabatan dalam pekerjaan)

DATE: (Tanggal dibuat)

SUBJECT: (Tujuan memo secara singkat)

2. Opening

Paragraf pembuka atau disebut juga bagian menyatakan tujuan memo. Hal ini umumnya disampaikan dengan cukup singkat / hanya dalam beberapa kalimat. Jika, misalnya, memo tersebut ditulis untuk menanggapi masalah tertentu, nyatakanlah masalah dengan jelas. Jika, di sisi lain, tujuan dari memo ini adalah untuk memperkenalkan kebijakan baru atau untuk memberikan update proyek terbatu, maka nyatakan secara singkat dan jelas fakta tersebut. Simpanlah rincian memo untuk bagian berikutnya. Untuk memo yang lebih panjang (memo yang lebih dari sekitar satu halaman), bagian pembukaan sebaiknya berisi gambaran singkat dari keseluruhan dokumen (Anda juga dapat menyertakan informasi ini di bagian "Summary" bagian terpisah di atas paragraf pembuka; namailah bagian itu sebagai “Summary.”) Memo tidak dimulai dengan salam pembuka.

3. Body

Pada bagian tubuh (atau bagian isi) pada memo, berisi informasi yang mungkin pembaca perlu tahu. Informasi yang paling penting (dan paling spesifik) harus datang lebih dulu, diikuti oleh informasi yang kurang penting (dan lebih umum). Jangan menyertakan informasi yang tidak penting bagi pembaca, tapi buatlah sebuah kesan bahwa mereka harus tahu dan memahami keseriusan masalah yang disampaikan, seperti alasan untuk perubahan kebijakan, penelitian yang dilakukan yang membawa masalah untuk Anda perhatikan, rincian tentang promosi, masalah yang bisa terjadi jika sebuah tindakan tidak segera diambil, status proyek, dan sebagainya. Perlu diingat bahwa memo harus singkat (umumnya tidak lebih dari satu halaman).

Jika Anda telah memasukkan lampiran, seperti gambar, grafik, daftar, atau ringkasan yang lebih rinci dari temuan penelitian, Anda mungkin harus mengidentifikasi apakah sesuai untuk dijadikan lampiran ataukah Anda dapat menyertakannya di bagian penutup.

Untuk memo yang panjang, gunakanlah heading untuk membantu agar pembaca dapat dengan cepat memahami poin utama dari memo itu. Jika memo Anda lebih panjang dari satu halaman, sertakan pula heading pada halaman berikutnya. Penomoran dan penggunaan bulleting juga memungkinkan pembaca untuk memindai informasi dengan cepat. Namun ingatlah untuk tetap menjaga kalimat dan paragraf pendek dan ringkas.

4. Closing

Pada bagian penutup, tnjukkanlah rekomendasi Anda, tindakan yang Anda ingin pembaca untuk lakukan, atau (jika tidak ada tindakan tertentu yang diperlukan) akhirilah memo dengan catatan positif. Bagian ini umumnya sangat singkat, namun jelas tentang apa yang pembaca seharusnya lakukan. Jika memungkinkan, sertakan pula (atau mengulangi lagi) tentang manfaat yang akan pembaca terima dengan melakukan tindakan atau tidak melakukan apa yang diinstrusikan

Jika beberapa pembaca mungkin tidak memilikinya, maka Anda harus menyertakan informasi kontak Anda, seperti pekerjaan nomor telepon atau alamat e-mail Anda.

Secara tradisional, memo tidak menyertakan garis tanda tangan. Namun praktek demikian menjadi lebih umum di masa sekarang. Dalam bebrapa versi, tanda tangan diikuti dengan nama pengirim di bawahnya. Tidak ada penutupan pernyataan seperti Hormat atau Salam Hormat yang diperlukan pada memo.

15 Contoh Memo dalam Bahasa Inggris dan Artinya

Nah semoga ulasan tentang cara menulis memo dalam bahasa inggris dan contoh memo beserta terjemahannya yang telah kami sajikan dapat meringankan beban dan tanggung jawab sobat englishiana.com di manapun berada untuk lebih banyak lagi menguasai materi belajar bahasa Inggris umumnya dan materi memo pada posting ini khususnya. Untuk melihat lebih banyak lagi contoh memo bahasa Inggris yang disertai dengan artinya, silahkan klik link tersebut. Namun jika anda ingin lebih banyak lagi melihat pembahasan tentang functional text, silahkan klik di sini.