Cara Menulis Memo dalam Bahasa Inggris dan 15 Contoh Memo beserta Terjemahannya – Sobat
englishiana.com, kalau sebelumnya kita telah membahas tentang contoh memo khususnya contoh memo bahasa Inggris yang disertai dengan artinya, nah pada bagian
ini kita akan kupas tuntas tentang memo
bhs Inggris mulai dari apa itu memo dalam bahasa Inggris, bagaimana cara
menulis memo itu sendiri, dan contoh surat memo dalam bahasa Inggris beserta
artinya tentunya.
 |
| Cara Menulis Memo dalam Bahasa Inggris |
APAKAH YANG DIMAKSUD DENGAN MEMO?
Sebuah
memorandum – atau sering dikenal dengan memo
– adalah dokumen yang umumnya digunakan sebagai media untuk berkomunikasi
internal antara rekan kerja atau antara anggota departemen tertentu. Sebuah
memo dimaksudkan untuk menginformasikan kelompok orang tentang isu tertentu,
seperti acara, kebijakan, atau sumber daya, dan mendorong mereka untuk
mengambil tindakan. Kata "memorandum" berarti sesuatu yang harus
diingat atau disimpan dalam pikiran.
Akan
tetapi, Anda juga dapat menggunakan memo secara eksternal dalam komunikasi
jika, misalnya, Anda perlu berkomunikasi dengan beberapa klien pada waktu yang
sama atau rekan-rekan bisnis lainnya dan dengan topik yang sama tentunya. Dalam
berkomunikasi dengan memo, Anda harus memastikan bahwa Anda menulisnya dalam
format yang benar: bahwa memo Anda haruslah profesional, jelas, dan sejalan
dengan standar profesi Anda. Untuk itu, berikut englishiana.com sajikan panduan
untuk menulis memo efektif dan mudah dimengerti.
CARA MENULIS MEMO STEP BY STEP
Memorandum
umumnya terdiri dari bagian heading,
paragraf pembuka, bagian isi, dan bagian penutup. Untuk lebih jelasnya,
perhatikan urutan berikut!
1. Heading
Bagian
heading berisi penerima memo,
pengirim, tanggal memo dikirim, dan subjek (atau tujuan) dari memo tersebut
dibuat. Di bagian heading, tentukan
kepada siapa Anda akan mengirim surat. Termasuk semua orang yang benar-benar
perlu untuk menerima informasi yang akan Anda sampaikan. Pastikan untuk mengeja
nama dengan benar dan memasukkan nama lengkap dan gelar penerima dengan benar.
Baris subjek harus cukup spesifik menyampaikan tujuan utama dari memo ("Mandatory
Employee Annual Meeting on Friday, December 4th , 2016" dibanding
hanya menuliskan "Meeting"). Bagian heading umumnya terlihat secara berurutan sebagai berikut:
TO: (Nama lengkap dan jabatan dalam
pekerjaan untuk perorangan atau nama kelompok tertentu)
FROM: (Nama pengirim, dan posisi
jabatan dalam pekerjaan)
DATE: (Tanggal dibuat)
SUBJECT: (Tujuan memo secara singkat)
2. Opening
Paragraf
pembuka atau disebut juga bagian menyatakan tujuan memo. Hal ini umumnya disampaikan
dengan cukup singkat / hanya dalam beberapa kalimat. Jika, misalnya, memo
tersebut ditulis untuk menanggapi masalah tertentu, nyatakanlah masalah dengan
jelas. Jika, di sisi lain, tujuan dari memo ini adalah untuk memperkenalkan
kebijakan baru atau untuk memberikan update proyek terbatu, maka nyatakan secara
singkat dan jelas fakta tersebut. Simpanlah rincian memo untuk bagian
berikutnya. Untuk memo yang lebih panjang (memo yang lebih dari sekitar satu
halaman), bagian pembukaan sebaiknya berisi gambaran singkat dari keseluruhan
dokumen (Anda juga dapat menyertakan informasi ini di bagian "Summary"
bagian terpisah di atas paragraf pembuka; namailah bagian itu sebagai “Summary.”)
Memo tidak dimulai dengan salam pembuka.
3. Body
Pada
bagian tubuh (atau bagian isi) pada memo, berisi informasi yang mungkin pembaca
perlu tahu. Informasi yang paling penting (dan paling spesifik) harus datang lebih
dulu, diikuti oleh informasi yang kurang penting (dan lebih umum). Jangan
menyertakan informasi yang tidak penting bagi pembaca, tapi buatlah sebuah
kesan bahwa mereka harus tahu dan memahami keseriusan masalah yang disampaikan,
seperti alasan untuk perubahan kebijakan, penelitian yang dilakukan yang
membawa masalah untuk Anda perhatikan, rincian tentang promosi, masalah yang
bisa terjadi jika sebuah tindakan tidak segera diambil, status proyek, dan
sebagainya. Perlu diingat bahwa memo harus singkat (umumnya tidak lebih dari
satu halaman).
Jika
Anda telah memasukkan lampiran, seperti gambar, grafik, daftar, atau ringkasan
yang lebih rinci dari temuan penelitian, Anda mungkin harus mengidentifikasi apakah
sesuai untuk dijadikan lampiran ataukah Anda dapat menyertakannya di bagian
penutup.
Untuk
memo yang panjang, gunakanlah heading
untuk membantu agar pembaca dapat dengan cepat memahami poin utama dari memo
itu. Jika memo Anda lebih panjang dari satu halaman, sertakan pula heading pada halaman berikutnya. Penomoran
dan penggunaan bulleting juga
memungkinkan pembaca untuk memindai informasi dengan cepat. Namun ingatlah
untuk tetap menjaga kalimat dan paragraf pendek dan ringkas.
4. Closing
Pada
bagian penutup, tnjukkanlah rekomendasi Anda, tindakan yang Anda ingin pembaca
untuk lakukan, atau (jika tidak ada tindakan tertentu yang diperlukan) akhirilah
memo dengan catatan positif. Bagian ini umumnya sangat singkat, namun jelas
tentang apa yang pembaca seharusnya lakukan. Jika memungkinkan, sertakan pula
(atau mengulangi lagi) tentang manfaat yang akan pembaca terima dengan melakukan
tindakan atau tidak melakukan apa yang diinstrusikan
Jika
beberapa pembaca mungkin tidak memilikinya, maka Anda harus menyertakan
informasi kontak Anda, seperti pekerjaan nomor telepon atau alamat e-mail Anda.
Secara
tradisional, memo tidak menyertakan garis tanda tangan. Namun praktek demikian
menjadi lebih umum di masa sekarang. Dalam bebrapa versi, tanda tangan diikuti dengan
nama pengirim di bawahnya. Tidak ada penutupan pernyataan seperti Hormat atau
Salam Hormat yang diperlukan pada memo.
Nah semoga
ulasan tentang cara menulis memo dalam bahasa inggris dan contoh memo beserta
terjemahannya yang telah kami sajikan dapat meringankan beban dan tanggung
jawab sobat englishiana.com di manapun berada untuk lebih banyak lagi menguasai
materi belajar bahasa Inggris umumnya dan materi memo pada posting ini
khususnya. Untuk melihat lebih banyak
lagi contoh memo bahasa Inggris yang disertai dengan artinya, silahkan
klik link tersebut. Namun jika anda ingin lebih banyak lagi melihat pembahasan
tentang functional text, silahkan klik di sini.
