Cara Menulis Email dalam Bahasa Inggris Bentuk Formal / Informal Beserta Contohnya – Membuat
email dalam bahasa Inggris memang bukanlah
hal yang mudah, meski juga bukan hal yang sangat sulit. Meski kita tidak
menguasai bahasa Inggris dengan baik, bukan tidak mungkin kita tetap
membutuhkan email bahasa Inggris di berbagai bidang kehidupan kita. Oleh
karenanya, pada kesempatan ini englishiana.com ingin berbagi contoh email bahasa Inggris dan tata cara menulis email dalam bahasa Inggris baik dalam
bentuk formal / resmi ataupun informal / tidak resmi.
Apakah Tujuan Utama Anda Menulis Email?
Ketika
Anda menulis email untuk teman-teman, kolega, atau mitra bisnis potensial Anda,
tujuan utama Anda menulis email adalah sama yaitu agar mereka mengerti maksud
pesan Anda, dengan kata lain, untuk memastikan penerima, siapapun itu, mengerti
maksud dari email Anda.
Jika
Anda menggunakan bahasa yang tidak benar atau terus menerus membuat kesalahan
dalam e-mail Anda, mungkin tidak hanya Anda yang gagal untuk membuat diri Anda
mengerti, namun Anda mungkin juga gagal untuk membuat kesan yang baik pada
pembaca.
Untuk
menghindari hal ini, Anda bisa saja menggunakan fasilitas grammar and spell checker pada email Anda, akan tetapi, ini dengan
sendirinya tidak akan dapat menjamin apakah
Anda menggunakan kata-kata dan ekspresi yang tepat dalam email Anda.
Pada
artikel ini, Anda akan menemukan contoh bahasa yang umum digunakan dalam berbagai
jenis email, dan mudah-mudahan, Anda akan menemukan satu jenis bahasa email yang
paling sesuai untuk pesan Anda.
Contoh
bahasa email di bawah diberi label 'formal'
dan 'informal'- harap dicatat bahwa
ekspresi yang paling informal sangat cocok untuk digunakan dalam situasi
'semi-formal', seperti antara rekan bisnis yang telah bekerja sama selama beberapa
waktu dan telah menjalin hubungan yang baik.
1. GREETINGS
Formal
Dear
Sir or Madam, Salam Hormat untuk Bapak atau Ibu
To
whom it may concern: (especially AmE) Ditujukan Untuk yang Bersangkutan
Dear
Mr. or Mrs. Jones, Salam Hormat untuk Tuan atau Nyonya Jones
Dear
Dr. Smith, Salam Hormat untuk Dr. Smith
(Catatan:
Nama awal tidak digunakan. Menggunakan Miss
or Mrs. untuk seorang wanita adalah tidak tepat, karena Anda tidak tahu
apakah dia telah menikah atau belum.)
Informal
Hi
Dennis, Hi
Dennis
Hello
Claire, Hello
Claire
Dear
Mum, Salam
Hormat Untuk Ibu
(Catatan:
salam pembuka diikuti oleh (,) koma, kecuali: ’To whom it may concern:’)
2. REASON FOR WRITING / REPLYING
Formal
I
am writing to make a reservation/ to apply for the position of…/ to confirm my
booking/ to ask for further information about … Saya menulis untuk membuat
reservasi / untuk melamar posisi ... / untuk mengkonfirmasi pemesanan saya /
meminta informasi lebih lanjut tentang ...
I
am writing with regard to the sale of …/ to the complaint you made on 29th
February Saya menulis sehubungan
dengan penjualan ... / untuk keluhan Anda dibuat tanggal 29 Februari
Thank
you for your e-mail of 29th February regarding the sale of… / concerning the
conference in Brussels.
Terima kasih
untuk e-mail Anda dari 29 Februari tentang penjualan ... / tentang konferensi
di Brussels.
With
reference to our telephone conversation on Friday, I would like to let you know
that… Dengan
mengacu pada percakapan telepon kita pada hari Jumat, saya
ingin memberitahukan kepada Anda bahwa ...
Semi-formal / Informal
Just
a quick note to invite you to…/ to tell you that… Hanya catatan singkat untuk
mengundang Anda untuk ... / untuk memberitahu Anda bahwa ...
This
is to invite you to join us for... Hal
ini untuk mengundang Anda untuk bergabung dengan kami untuk ...
Thanks
for your e-mail, it was wonderful/great to hear from you. Terima kasih untuk e-mail Anda, indah
/ bagus sekali mendengarnya
dari Anda.
I
wanted to let you know that / tell you about / ask you if… Aku ingin memberitahu anda
bahwa / memberitahu Anda tentang / meminta Anda jika ...
3. MAKING A REQUEST / ASKING FOR INFORMATION
Formal
Could
you please let me know if you can attend … / if you are available for a meeting
on 12th December? Bisa tolong beritahu saya jika Anda
dapat menghadiri ... / jika Anda bersedia hadir
untuk pertemuan tanggal 12 Desember?
I
would appreciate it if you could please send me a brochure/ if you could please
reply within two days.
Saya akan
sangat menghargai jika Anda bisa kirimkan saya brosur / jika Anda bias,
mohon balas dalam waktu dua hari.
Could
you possibly arrange a meeting with the Logistics Manager? Mungkin Anda
bisa mengatur pertemuan dengan Manajer Logistik?
I
would also like to know if there are any swimming pools in your area. Saya juga ingin tahu apakah ada
kolam renang di daerah Anda.
Please
let me know how much the tickets cost. Tolong
beritahu saya berapa banyak biaya tiketnya.
Informal
I
was wondering if you could come and see me sometime next week. Saya ingin tahu apakah Anda bisa
datang dan melihat saya minggu depan.
Would
you mind coming early to help me clear up the place? Maukah Anda datang lebih awal untuk
membantu saya membersihkan tempat?
Do
you think you could call Jerry for me? Apakah
Anda bisa menelepon Jerry untuk saya?
Can
you call me/ get back to me asap? (as
soon as possible) Dapatkah Anda menelepon
saya / kembali ke saya secepat mungkin? (secepatnya)
4. OFFERING HELP / GIVING INFORMATION
Formal
We
are happy to let you know that your article has been selected for publication. Kami senang untuk memberitahu Anda
bahwa artikel Anda telah dipilih untuk publikasi.
I
am glad to inform you that we will be holding our annual meeting in Bali on 20th Desember 2016. Saya senang untuk memberitahu Anda
bahwa kita akan mengadakan meeting
tahunan kita di Brussels pada tanggal 20 Desember
tahun 2016.
We
regret to inform you that the show has been cancelled due to bad weather
conditions. Kami menyesal untuk
memberitahu Anda bahwa acara telah dibatalkan karena kondisi cuaca buruk.
We
are willing to arrange another meeting with the CEO. Kami bersedia untuk mengatur
pertemuan lain dengan CEO
We
would be glad to send you another statement if necessary. Kami akan senang untuk mengirimkan
pernyataan lain jika diperlukan.
Please
do let me know if I can be of further assistance. Tolong beritahu saya jika saya
dapat membantu lebih lanjut.
Should
you need any further information/assistance, please do not hesitate to contact
us. Jika Anda membutuhkan
informasi lebih lanjut / bantuan, jangan ragu untuk menghubungi kami.
Informal
I’m
sorry, but I can’t make it tomorrow. (= I can’t come tomorrow.) Maaf, tapi aku tidak bisa datang
besok. (= Saya tidak bisa datang besok.)
I’m
happy to tell you that John and I are getting married next month. Saya senang untuk memberitahu Anda
bahwa John dan saya akan menikah bulan depan.
Would
you like me to come early and help you clear up the place? Apakah Anda ingin saya untuk datang
lebih awal dan membantu Anda membersihkan tempat
itu?
How
about I come and help you out?
Bagaimana
kalau aku datang dan membantu Anda?
Do
you need a hand with moving the furniture? Apakah Anda perlu bantuan
untuk memindahkan perabotan?
5. COMPLAINING
Formal
I
am writing to express my dissatisfaction with… / to complain about… Saya menulis untuk mengungkapkan
ketidakpuasan saya dengan ... / untuk mengeluh tentang ...
I
regret to say that I was not completely satisfied with the room you provided
us. Saya menyesal untuk
mengatakan bahwa saya tidak benar-benar puas dengan kamar yang Anda berikan kepada kami.
We
regret to inform you that your payment is considerably overdue. Kami menyesal untuk memberitahu
Anda bahwa pembayaran Anda jauh terlambat.
I
would like to receive a full refund and compensation for the damages. Saya ingin menerima pengembalian
dana penuh dan kompensasi untuk kerusakan.
I
am interested to hear how your company can compensate us for the distress we
suffered. Saya tertarik untuk
mendengar bagaimana perusahaan Anda dapat mengkompensasi kami karena
kesulitan yang
kami
derita.
Informal
I’m
sorry to say that you’re late with the payments. Saya minta maaf untuk mengatakan
bahwa Anda terlambat dalam pembayaran.
I
hope you won’t mind me saying that the place you’d recommended to us wasn’t as
nice as we’d expected.
Saya harap
Anda tidak akan keberatan saya mengatakan bahwa tempat Anda telah
direkomendasikan kepada kami tidak sebaik seperti yang kami harapkan.
6. APOLOGIZING
Formal
We
would like to apologize for any inconvenience caused. Kami ingin meminta maaf atas
ketidaknyamanan yang disebabkan.
Please
accept our apologies for the delay. Kami
mohon maaf atas keterlambatan.
Please
let us know what we can do to compensate you for the damages caused. Beritahukan kami apa yang bisa kita
lakukan untuk mengkompensasi Anda atas kerusakan yang kami akibatkan.
We
will make sure that this will not happen again in the future. Kami akan memastikan bahwa ini
tidak akan terjadi lagi di masa depan.
I
am afraid I will not be able to attend the conference. Aku takut aku tidak akan dapat
menghadiri konferensi.
Informal
I’m
sorry for the trouble I caused.
Saya minta
maaf untuk masalah saya sebabkan.
I
apologize for the delay.
Saya minta
maaf atas keterlambatan ini.
I
promise it won’t happen again
Aku berjanji
tidak akan terjadi lagi
I’m
sorry, but I can’t make it to the meeting. Maaf, tapi aku tidak bisa menghadiri
pertemuan ini.
7. ATTACHING FILES
Formal
I
am attaching my resume
for your consideration.
Saya
melampirkan CV saya untuk pertimbangan Anda.
I
am sending you the brochure as an attachment. Saya mengirimkan
kamu brosur sebagai lampiran.
Please
see the statement attached.
Silakan
lihat pernyataan terlampir.
Please
find attached the file you requested. File yang Anda minta terlampir.
I
am afraid I cannot open the file you have sent me. Aku takut aku tidak bisa membuka
file yang telah mengutus Aku.
Could
you send it again in … format?
Bisakah Anda
kirimkan lagi dalam bentuk ... Format?
Informal
I’m
attaching/sending you the holiday photos. Saya melampirkan / mengirimkan
foto-foto liburan.
Sorry,
but I can’t open it. Can you send it again in … format? Maaf, tapi aku tidak bisa membukanya.
Tolong kirimkan lagi dalam bentuk ... Format?
8. ENDING
Formal
I
look forward to hearing from you. Saya
menantikan balasan anda.
I
look forward to hearing when you are planning to visit our town. Saya menunggu ketika Anda berencana
untuk mengunjungi kota kami.
Informal
Hope
to hear from you soon.
Berharap untuk mendengar dari Anda segera.
I’m
looking forward to seeing you.
Aku tak
sabar untuk bertemu Anda.
9. CLOSING FORMULA
Formal
Yours
faithfully, (when you start with Dear Sir/ Madam,) Hormat saya, (ketika Anda mulai
dengan Dear Sir / Madam,)
Yours
sincerely, (when you start with the name e.g. Dear Ms Collins) Hormat saya, (ketika Anda mulai
dengan nama misalnya Dear Ms Collins)
Sincerely
Yours, (AmE) Hormat,
Sincerely,
(AmE) Hormat kami,
Yours
Truly, (AmE) Yours Truly,
Informal
Love, Cinta,
Thanks, Terima kasih,
Take
care, Hati hati,
Yours, Milikmu,
Best
regards, (semi-formal, also BR)
Salam,
(semi-formal, juga sering ditulis BR)
Satu
hal lagi yang perlu diingat adalah bahwa dalam korespondensi resmi singkatan
jarang digunakan, jadi ingatlah untuk menulis ’I do not’ bukan ’I don’t’, ’they
cannot’ bukan ’they can’t’ dan
sebagainya.
Lihat contoh emailnya di sini!
5 Tips menulis email dalam Bahasa Inggris dengan baik
 |
| Cara Menulis Email dalam Bahasa Inggris |
Lihat contoh emailnya di sini!
5 Tips menulis email dalam Bahasa Inggris dengan baik
Nah demikianlah sobat englishiana.com tahapan
cara menulis email dalam bahasa inggris bentuk formal maupun informal. Ternyata
setelah kita pelajari, membuat email dalam bahasa Inggris tidak lagi menjadi
hal yang sangat sulit meski
kita tidak mahir berbahasa
Inggris sekalimpun. Semoga contoh email
bahasa Inggris dan tata cara menulis email bahasa Inggris baik dalam bentuk
resmi ataupun tidak resmi
di atas dapat banyak membantu sobat englishiana.com dimanapun berada. Untuk melihat contoh teks functional
lainnya, silahkan klik di sini.
